Quản trị rủi ro thuế: "Lá chắn" giúp doanh nghiệp giảm nguy cơ bị xuất toán hóa đơn

Hóa đơn chỉ là điều kiện cần, hồ sơ giao dịch mới quyết định

Không ít doanh nghiệp vẫn giữ quan niệm chỉ cần có hóa đơn hợp lệ là đủ điều kiện đưa khoản chi vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế. Tuy nhiên, thực tế các cuộc thanh tra, kiểm tra thuế cho thấy hóa đơn chỉ là một phần của hồ sơ. Nếu doanh nghiệp không chứng minh được bản chất giao dịch, mục đích sử dụng khoản chi và đáp ứng đầy đủ các quy định về hồ sơ pháp lý, nhiều khoản chi vẫn có thể bị xuất toán, kéo theo nguy cơ truy thu và xử phạt.

Đây là nội dung được các chuyên gia chia sẻ tại chương trình Cà phê Doanh nhân với chủ đề "Thuế thu nhập doanh nghiệp và cá nhân – Những rủi ro cần tránh" do Hội Doanh nghiệp Nghệ Tĩnh tại TP.HCM tổ chức ngày 28/6, thu hút gần 100 doanh nhân, doanh nghiệp tham dự.

Tại chương trình, ông Phan Đình Tuệ - Phó Chủ tịch Hiệp hội Doanh nghiệp TP. HCM (HUBA), Trưởng Ban Điều hành Café Doanh nhân HUBA cho biết, trong bối cảnh hệ thống chính sách thuế liên tục được sửa đổi, bổ sung, việc cập nhật và tuân thủ đúng quy định có ý nghĩa quan trọng đối với hoạt động của doanh nghiệp. 

Theo ông Tuệ, nhiều rủi ro phát sinh không phải do doanh nghiệp cố tình vi phạm mà bắt nguồn từ việc chưa cập nhật kịp thời hoặc áp dụng chưa chính xác quy định pháp luật. Vì vậy, doanh nghiệp cần chủ động tiếp cận chính sách mới, tăng cường trao đổi với chuyên gia và xây dựng hệ thống quản trị tuân thủ ngay từ bên trong.

Chia sẻ tại chương trình, ông Đỗ Quốc Tuấn, nguyên Phó Trưởng phòng Thanh tra, Kiểm tra Cục Thuế TP.HCM cho rằng, quan điểm "có hóa đơn là được tính chi phí" là chưa đầy đủ. Theo ông, để được chấp nhận là chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế, khoản chi phải đáp ứng đồng thời nhiều điều kiện như phát sinh thực tế, phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh và có đầy đủ hồ sơ chứng minh, bao gồm hợp đồng, hóa đơn, biên bản nghiệm thu, chứng từ thanh toán cùng các tài liệu liên quan.

"Đặc biệt, các quy định mới về thanh toán không dùng tiền mặt đã thay đổi điều kiện đối với nhiều khoản chi. Chỉ một giao dịch không đáp ứng yêu cầu thanh toán qua ngân hàng cũng có thể khiến doanh nghiệp không được tính chi phí hợp lý hoặc không được khấu trừ thuế.

Không dừng lại ở đó, nhiều khoản chi như lãi vay, công tác phí, thuê tài sản của cá nhân, dự phòng hàng tồn kho, chi phí trích trước hay tổn thất tài sản đều có yêu cầu riêng về hồ sơ pháp lý. Nếu doanh nghiệp chỉ lưu giữ hóa đơn mà thiếu tài liệu chứng minh bản chất giao dịch thì vẫn có nguy cơ bị xuất toán khi cơ quan thuế thanh tra", ông Đỗ Quốc Tuấn chia sẻ.

Đối với thuế thu nhập cá nhân, chương trình cũng cập nhật nhiều quy định liên quan đến biểu thuế, giảm trừ gia cảnh, các khoản thu nhập chịu thuế, miễn thuế và quyết toán thuế. Đây là những nội dung tác động trực tiếp đến doanh nghiệp trong quá trình chi trả thu nhập, khấu trừ và kê khai thuế cho người lao động.

Từ kinh nghiệm nhiều năm làm công tác thanh tra, ông Đỗ Quốc Tuấn cũng chia sẻ nhiều tình huống thực tế, giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn cách cơ quan thuế đánh giá hồ sơ và những sai sót tưởng chừng nhỏ nhưng có thể dẫn đến truy thu và xử phạt.

Xây dựng hệ thống quản trị để phòng ngừa rủi ro từ gốc

Ở góc độ kiểm toán và tư vấn doanh nghiệp, ông Nguyễn Thành Chung, Chủ tịch Công ty TNHH Kiểm toán Tư vấn IFA cho rằng, phần lớn các khoản truy thu không xuất phát từ hành vi gian lận mà đến từ những "lỗ hổng" trong hệ thống kiểm soát nội bộ. Khi doanh nghiệp thiếu quy trình rà soát, hồ sơ chưa được chuẩn hóa hoặc chứng từ không được hoàn thiện ngay từ thời điểm phát sinh giao dịch, các rủi ro sẽ tích tụ qua nhiều kỳ kế toán và chỉ bộc lộ khi cơ quan thuế tiến hành thanh tra.

Từ kinh nghiệm thực tế, ông Nguyễn Thành Chung chỉ ra 10 nhóm sai sót trọng yếu mà doanh nghiệp thường gặp, gồm: xuất hóa đơn sai thời điểm; chi phí không phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh; chi phí không tương xứng với doanh thu; hồ sơ tiền lương thiếu căn cứ pháp lý; sử dụng hóa đơn của doanh nghiệp bỏ trốn; giao dịch liên kết chưa đúng quy định; các khoản tạm ứng kéo dài; chênh lệch hàng tồn kho; trích trước chi phí thiếu căn cứ và không xây dựng định mức giá thành. Đây đều là những nội dung thường được cơ quan thuế xem xét trong quá trình thanh tra.

Theo các chuyên gia, để giảm thiểu nguy cơ bị xuất toán hóa đơn và chi phí, doanh nghiệp cần thay đổi tư duy từ "xử lý khi bị thanh tra" sang "quản trị để phòng ngừa". Theo đó, mỗi khoản chi cần được lưu trữ đầy đủ hồ sơ, từ hợp đồng, hóa đơn, biên bản nghiệm thu đến chứng từ thanh toán và các tài liệu chứng minh bản chất giao dịch.

Cùng với đó, doanh nghiệp nên thực hiện đối chiếu thường xuyên giữa số liệu kế toán và thuế, chủ động rà soát nội bộ theo định kỳ, đồng thời cập nhật kịp thời các quy định mới để điều chỉnh quy trình kế toán và tài chính phù hợp.

Các chuyên gia nhận định, trong bối cảnh công tác quản lý thuế ngày càng được số hóa và yêu cầu minh bạch ngày càng cao, tuân thủ không chỉ là nghĩa vụ pháp lý mà còn phản ánh năng lực quản trị của doanh nghiệp. Việc chủ động nhận diện rủi ro, hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ và chuẩn hóa hồ sơ ngay từ đầu sẽ trở thành "lá chắn" giúp doanh nghiệp giảm nguy cơ bị xuất toán hóa đơn, hạn chế truy thu thuế, bảo vệ nguồn lực tài chính và nâng cao năng lực cạnh tranh trong môi trường kinh doanh ngày càng nhiều biến động./.