Bắt đầu tiến trình thuê từ sớm để có được điều kiện tốt nhất
Một điều rất quan trọng trong tiến trình thuê là doanh nghiệp phải chắc chắn mình có đủ thời gian để tìm kiếm không gian lý tưởng với những điều kiện tốt nhất. Savills cho rằng tiến trình này nên bắt đầu 6 tháng trước khi kết thúc hợp đồng thuê hiện tại.
Tuy nhiên, đối với những khách thuê lớn muốn đảm bảo diện tích trống hoặc những khách thuê tìm kiếm văn phòng ở khu vực Trung tâm, nơi có công suất thuê cao và ổn định, giai đoạn này cần kéo dài từ 9 đến 12 tháng.
Dự tính dài hạn về diện tích thuê
Nên tính toán diện tích thuê chính xác nhất có thể và đảm bảo cả khả năng mở rộng văn phòng trong tương lai. Nếu lựa chọn mặt bằng tại một tòa nhà có công suất thuê lớn, có thể doanh nghiệp sẽ phải di dời văn phòng một lần nữa vì không đủ diện tích để mở rộng.
Nên tính toán diện tích thuê chính xác nhất có thể và đảm bảo cả khả năng mở rộng văn phòng trong tương lai.
Savills khuyến cáo nên đề xuất quyền từ chối cho thuê các diện tích liền kề trong trường hợp mở rộng mặt bằng. Có thể đàm phán và thuyết phục chủ nhà chỉ cho thuê những vị trí so le nhau với những ưu đãi đã có nếu chủ nhà muốn tăng công suất thuê.
Tạo hiệu ứng đòn bẩy giữa các chủ nhà
Dù doanh nghiệp đã lựa chọn được tòa nhà phù hợp, hoặc đơn giản mới có dự định thay đổi, Savills khuyến khích việc khảo sát các tòa nhà khác cùng hạng và chất lượng trên thị trường.
Điều này giúp khách thuê đảm bảo những điều khoản có lợi và ưu thế của mình khi đàm phán với chủ nhà. Sau khi khảo sát các địa điểm, khách thuê cũng có thể tìm thấy mặt bằng phù hợp hơn lựa chọn ban đầu.
Đánh giá tổng chi phí
Khách thuê thường quan tâm đến giá thuê trên một mét vuông thay vì tổng chi phí mà họ phải trả, bao gồm chi phí thi công nội thất, phí lắp đặt, đỗ xe, phí gia tăng hằng năm, và phí làm mới. Một trong những tiêu chí quan trọng của Savills là thương thảo với chủ nhà để tiết kiệm được khoản chi phí lớn nhất cho khách thuê.
Ví dụ, việc giảm 1 USD trên một mét vuông sẽ không tạo ra nhiều hiệu quả tiết kiệm chi phí so với việc miễn phí chỗ để xe ô tô. Các doanh nghiệp nên đẩy mạnh việc đàm phán những ưu đãi và phân tích chi phí hàng tháng cũng như tổng chi phí thuê để có cái nhìn cụ thể về hiệu quả tiết kiệm khi thuê văn phòng mới.
