1. Sang tên sổ đỏ là gì?
"Sang tên Sổ đỏ" là cách gọi phổ biến để chỉ thủ tục đăng ký biến động đất đai khi có hoạt động chuyển nhượng, tặng cho hoặc thừa kế quyền sử dụng đất. Thủ tục này áp dụng cho cả trường hợp chỉ có đất, hoặc có đất và tài sản gắn liền như nhà ở, công trình xây dựng.
Theo khoản 2 Điều 133 Luật Đất đai 2024, sau khi hoàn tất việc sang tên, cơ quan có thẩm quyền sẽ xác nhận thay đổi thông tin chủ sử dụng đất trên Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất (Sổ đỏ), bằng một trong hai hình thức:
- Cấp Sổ đỏ mới đứng tên người nhận chuyển nhượng hoặc tặng cho;
- Ghi chú thay đổi trên trang 3 hoặc 4 của Sổ đỏ đã cấp.
Sang tên Sổ đỏ không chỉ là bước cần thiết trong giao dịch đất đai mà còn là nghĩa vụ bắt buộc để đảm bảo việc quản lý đất đai minh bạch, thống nhất.
Đặc biệt, theo khoản 3 Điều 133, người dân phải thực hiện đăng ký biến động trong 30 ngày kể từ ngày hợp đồng chuyển nhượng hoặc tặng cho được công chứng hoặc chứng thực. Quá thời hạn này sẽ bị xử phạt hành chính.
Sang tên Sổ đỏ là cách gọi chỉ thủ tục đăng ký biến động đất đai
2. Điều kiện sang tên sổ đỏ
Đối với bên chuyển nhượng, tặng cho hoặc để lại thừa kế
Căn cứ khoản 1 Điều 45 Luật Đất đai 2024, người chuyển nhượng hoặc tặng cho quyền sử dụng đất phải đáp ứng các điều kiện sau:
- Có Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất hợp pháp;
- Đất không có tranh chấp hoặc nếu có, phải được giải quyết bằng bản án, quyết định có hiệu lực pháp luật;
- Đất không bị kê biên để thi hành án;
- Còn trong thời hạn sử dụng;
- Quyền sử dụng đất không bị áp dụng biện pháp khẩn cấp tạm thời.
Lưu ý: Một số loại đất hoặc trường hợp đặc biệt có thể yêu cầu thêm điều kiện cụ thể.
Đối với bên nhận chuyển nhượng, nhận tặng cho, thừa kế
Theo khoản 8 Điều 45 Luật Đất đai 2024, người nhận quyền sử dụng đất phải không thuộc các đối tượng bị cấm nhận chuyển nhượng, cụ thể:
- Tổ chức kinh tế không được nhận đất rừng đặc dụng hoặc rừng phòng hộ từ cá nhân, trừ khi chuyển mục đích sử dụng theo quy hoạch;
- Cá nhân không cư trú tại khu vực rừng phòng hộ, đặc dụng không được nhận đất tại những phân khu bảo vệ nghiêm ngặt;
- Tổ chức, cá nhân, tổ chức tôn giáo, người Việt Nam định cư ở nước ngoài, tổ chức có vốn đầu tư nước ngoài nằm trong diện bị hạn chế chuyển nhượng theo quy định pháp luật.
Ngoài ra, theo khoản 4 Điều 45, nếu nhận quyền sử dụng đất theo hình thức thừa kế, người nhận phải có Giấy chứng nhận đứng tên hoặc đủ điều kiện được cấp Giấy chứng nhận.
Cả bên chuyển nhượng và bên nhận cần đảm bảo điều kiện theo quy định
3. Thủ tục sang tên sổ đỏ từ ngày 01/07/2025
Theo Nghị định 151/2025/NĐ-CP, trình tự thủ tục sang tên gồm 3 bước chính: công chứng hợp đồng, kê khai nghĩa vụ tài chính và đăng ký biến động tại cơ quan có thẩm quyền.
Bước 1: Công chứng hoặc chứng thực hợp đồng
Các bên tham gia giao dịch chuyển nhượng, tặng cho, thừa kế quyền sử dụng đất phải lập hợp đồng tại Văn phòng công chứng hoặc UBND cấp xã (trường hợp chứng thực). Hợp đồng là căn cứ pháp lý quan trọng để thực hiện các bước tiếp theo.
Bước 2: Kê khai thuế, lệ phí trước bạ
Sau khi hợp đồng được công chứng hoặc chứng thực, người có nghĩa vụ tài chính phải thực hiện kê khai và nộp thuế thu nhập cá nhân (nếu có), lệ phí trước bạ cùng các khoản phí liên quan. Trường hợp bên nhận chuyển nhượng/tặng cho nộp thay, việc kê khai nghĩa vụ tài chính có thể thực hiện đồng thời với bước đăng ký sang tên.
Bước 3: Đăng ký biến động (sang tên sổ đỏ)
Hồ sơ cần nộp:
Theo Phụ lục I, Nghị định 151/2025/NĐ-CP, hồ sơ đăng ký biến động gồm:
- Đơn đăng ký biến động (Mẫu số 18 – Nghị định 151);
- Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất đã cấp;
- Giấy tờ chứng minh giao dịch: hợp đồng chuyển nhượng, tặng cho, văn bản phân chia di sản, khai nhận thừa kế (tùy trường hợp);
- Văn bản ủy quyền hợp pháp (nếu giao dịch được thực hiện thông qua người đại diện).
Nơi nộp hồ sơ đăng ký sang tên Sổ đỏ:
Trường hợp người nộp hồ sơ là cá nhân hoặc cộng đồng dân cư, có thể lựa chọn nộp tại một trong các địa điểm sau:
- Bộ phận Một cửa tại UBND cấp xã, huyện hoặc tỉnh;
- Văn phòng đăng ký đất đai cấp tỉnh;
- Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai đặt tại địa phương theo phân cấp của UBND tỉnh.
Đặc biệt, theo nghị định 151/2025, từ ngày 01/7/2025, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã (xã, phường, thị trấn) có thẩm quyền tiếp nhận và cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất đối với cá nhân, hộ gia đình, cộng đồng dân cư.
Ngoài ra, Nghị định cũng nêu rõ, chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai được đặt tại các đơn vị hành chính cấp xã hoặc khu vực liên xã, liên phường theo quyết định của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh.
Tiếp nhận và xử lý hồ sơ:
Sau khi người dân nộp hồ sơ tại cơ quan có thẩm quyền (Bộ phận Một cửa hoặc trực tiếp tại cơ quan đăng ký đất đai), quy trình xử lý sẽ diễn ra như sau:
- Nếu hồ sơ đầy đủ sẽ cấp Giấy tiếp nhận hồ sơ và Phiếu hẹn trả kết quả theo mẫu.
- Nếu hồ sơ chưa đầy đủ hoặc chưa đúng quy định, sẽ trả lại kèm theo Phiếu yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ.
- Nếu người dân nộp hồ sơ tại Bộ phận Một cửa, hồ sơ sẽ được chuyển đến Văn phòng đăng ký đất đai để xử lý. Nếu hồ sơ liên quan đến việc xác định lại diện tích đất ở (theo khoản 6 Điều 141 Luật Đất đai 2024), thì hồ sơ sẽ được chuyển về cơ quan quản lý đất đai cấp xã để giải quyết.
- Văn phòng đăng ký đất đai kiểm tra điều kiện thực hiện quyền theo Luật Đất đai. Trường hợp không đủ điều kiện, Văn phòng đăng ký đất đai thông báo lý do và trả lại hồ sơ. Nếu đủ điều kiện, Văn phòng gửi Phiếu chuyển thông tin nghĩa vụ tài chính (theo Mẫu số 19 Nghị định 151/2025/NĐ-CP) đến cơ quan thuế để xác định các khoản phải nộp.
- Sau khi người dân hoàn thành nghĩa vụ tài chính, Văn phòng đăng ký đất đai sẽ cập nhật biến động vào hồ sơ địa chính, cấp mới hoặc xác nhận thay đổi trên Giấy chứng nhận, sau đó trả kết quả cho người dân hoặc gửi lại Bộ phận Một cửa để trả.
Thời hạn trả kết quả:
Theo Nghị định 151, thời gian giải quyết thủ tục sang tên trong trường hợp mua bán, tặng cho, thừa kế hoặc góp vốn bằng đất gắn liền với tài sản được Nhà nước cho thuê thu tiền hằng năm là không quá 08 ngày làm việc, không bao gồm thời gian xác định giá đất hoặc ký hợp đồng thuê đất (nếu có).
Thủ tục sang tên sổ đỏ trải qua nhiều bước
4. Các khoản thuế, phí phải nộp khi sang tên sổ đỏ
Khi thực hiện thủ tục chuyển nhượng, tặng cho nhà đất, các bên liên quan có nghĩa vụ tài chính phát sinh. Căn cứ theo Thông tư 92/2015/TT-BTC, Thông tư 85/2019/TT-BTC, và Nghị định 10/2022/NĐ-CP, người dân cần nộp các khoản sau:
Thuế thu nhập cá nhân
Đối với bên chuyển nhượng hoặc tặng cho tài sản là nhà, đất, thuế thu nhập cá nhân là khoản thu chính và bắt buộc trừ trường hợp được miễn theo quy định và được tính theo công thức:
Thuế thu nhập cá nhân = 2% × Giá chuyển nhượng thực tế ghi trên hợp đồng.
Các trường hợp được miễn thuế có thể bao gồm:
- Chuyển nhượng giữa vợ và chồng, cha mẹ và con, ông bà và cháu…
- Tặng cho hoặc thừa kế giữa những người có quan hệ huyết thống;
- Chuyển nhượng duy nhất một tài sản và đáp ứng điều kiện về hộ khẩu thường trú…
Khi làm hồ sơ miễn thuế, cần bổ sung các giấy tờ chứng minh mối quan hệ và cam kết về tài sản duy nhất nếu có.
Lệ phí trước bạ
Đây là khoản phí người nhận quyền sử dụng đất phải nộp để được cơ quan nhà nước cấp Giấy chứng nhận đứng tên mới.
Căn cứ khoản 1 Điều 8 Nghị định 10/2022/NĐ-CP, lệ phí trước bạ được tính như sau:
Trường hợp 1: Giá chuyển nhượng cao hơn bảng giá nhà đất do UBND tỉnh ban hành:
Lệ phí trước bạ = 0,5% × Giá chuyển nhượng ghi trong hợp đồng
Trường hợp 2: Giá chuyển nhượng bằng hoặc thấp hơn bảng giá nhà đất; hoặc trong giao dịch tặng cho, thừa kế:
Lệ phí trước bạ = 0,5% × Giá đất tính theo khung giá của tỉnh tại thời điểm kê khai
Lưu ý: Một số trường hợp được miễn lệ phí trước bạ theo quy định (ví dụ: tặng cho giữa người thân trong gia đình), tuy nhiên cần chuẩn bị hồ sơ miễn phí đầy đủ để được chấp thuận.
Phí thẩm định hồ sơ
Khi sang tên Sổ đỏ, người dân cũng phải nộp phí thẩm định hồ sơ – khoản phí để cơ quan chức năng kiểm tra tính pháp lý và thực hiện thủ tục hành chính.
Mức phí do HĐND cấp tỉnh quy định, nên mỗi địa phương sẽ có mức thu khác nhau, thường dao động từ vài trăm nghìn đến vài triệu đồng, tùy giá trị tài sản và loại đất.
5. Không sang tên sổ đỏ có bị phạt không?
Theo khoản 2 Điều 17 Nghị định 91/2019/NĐ-CP, nếu không thực hiện thủ tục sang tên trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày hợp đồng có hiệu lực, bên nhận có thể bị xử phạt hành chính.
Cụ thể, tại khu vực nông thôn, người vi phạm sẽ bị phạt từ 1 đến 3 triệu đồng nếu nộp hồ sơ muộn trong vòng 24 tháng kể từ thời điểm quá hạn. Trường hợp chậm quá 24 tháng, mức phạt tăng lên từ 2 đến 5 triệu đồng.
Tại khu vực đô thị, mức xử phạt được áp dụng gấp đôi so với nông thôn. Như vậy, người vi phạm có thể bị phạt lên tới 10 triệu đồng nếu không thực hiện sang tên đúng hạn.
Đối với tổ chức, mức xử phạt hành chính cũng gấp đôi so với cá nhân. Trong trường hợp vi phạm xảy ra tại đô thị và do tổ chức thực hiện, số tiền phạt có thể lên đến 20 triệu đồng cho mỗi lần vi phạm.
Về đối tượng bị xử phạt, khoản 4 Điều 5 của cùng Nghị định nêu rõ: người bị xử phạt là bên nhận quyền sử dụng đất, tức người mua hoặc người được tặng cho, nếu không thực hiện thủ tục đăng ký biến động theo quy định.
Từ thực tế đó, để tránh bị xử phạt, người dân cần thực hiện đầy đủ các bước trong quy trình sang tên Sổ đỏ. Bao gồm: xác định đủ điều kiện chuyển nhượng, công chứng hoặc chứng thực hợp đồng, khai thuế và phí, và nộp hồ sơ đăng ký biến động trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày hợp đồng có hiệu lực.
Không thực hiện sang tên sổ hồng sẽ bị xử phạt hành chính theo quy định
Từ ngày 1/7/2025, thủ tục sang tên Sổ đỏ có nhiều thay đổi quan trọng về thời gian, cơ quan tiếp nhận và quy định pháp lý. Người dân cần chủ động thực hiện đúng quy trình, đúng hạn để tránh bị xử phạt. Nắm rõ quy định sẽ giúp giao dịch đất đai diễn ra thuận lợi, đảm bảo quyền lợi hợp pháp cho các bên.
