Kể từ nay, cho thuê nhà cá nhân có phải xuất hóa đơn điện tử không, quy định và thủ tục cụ thể thế nào?

Trong bối cảnh hệ thống hóa đơn điện tử ngày càng được áp dụng rộng rãi, nhiều cá nhân có hoạt động cho thuê nhà vẫn băn khoăn liệu mình có bắt buộc phải xuất hóa đơn hay không.

Theo quy định tại khoản 5 Điều 8 Nghị định 68/2026/NĐ-CP, nghĩa vụ sử dụng hóa đơn điện tử đối với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh được xác định dựa trên doanh thu tính thuế giá trị gia tăng hằng năm.

Cụ thể:

Chỉ khi doanh thu từ hoạt động cho thuê nhà đạt từ 1 tỷ đồng trở lên trong năm thì cá nhân mới bắt buộc phải áp dụng hóa đơn điện tử, bao gồm hóa đơn có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế. Đây là ngưỡng quan trọng nhằm phân loại nghĩa vụ giữa các nhóm đối tượng kinh doanh quy mô khác nhau.

Trong khi đó, với những trường hợp có doanh thu từ trên 500 triệu đồng đến dưới 1 tỷ đồng mỗi năm, pháp luật không bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử, nhưng vẫn cho phép cá nhân chủ động đăng ký nếu có nhu cầu.

Còn đối với nhóm có doanh thu từ 500 triệu đồng trở xuống, việc sử dụng hóa đơn điện tử hoàn toàn không bắt buộc. Quy định này nhằm tạo sự linh hoạt, giảm gánh nặng thủ tục cho các cá nhân kinh doanh quy mô nhỏ, đồng thời vẫn đảm bảo khả năng quản lý thuế đối với nhóm có doanh thu lớn.

Một điểm cần đặc biệt lưu ý là các quy định nêu trên chỉ áp dụng đối với cá nhân cho thuê nhà có đăng ký hộ kinh doanh hoặc được xác định là cá nhân kinh doanh theo pháp luật. Trong trường hợp cá nhân cho thuê tài sản mang tính chất dân sự, không thuộc diện phải đăng ký kinh doanh, thì không chịu sự điều chỉnh trực tiếp của quy định về hóa đơn điện tử theo cơ chế này. Đây là ranh giới quan trọng mà nhiều người hiện vẫn dễ nhầm lẫn.

Đối với trường hợp thuộc diện bắt buộc, khi doanh thu trong năm đạt hoặc vượt ngưỡng 1 tỷ đồng, cá nhân cho thuê nhà phải thực hiện đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử trong thời hạn 30 ngày kể từ thời điểm doanh thu lũy kế vượt mức quy định. Sau khi hoàn tất thủ tục, người cho thuê có trách nhiệm lập hóa đơn điện tử khi cung cấp dịch vụ và gửi cho bên thuê theo đúng quy định. Trường hợp chưa đăng ký nhưng phát sinh nhu cầu xuất hóa đơn, cá nhân phải thực hiện nghĩa vụ kê khai và nộp thuế trước khi được cơ quan thuế cấp hóa đơn điện tử theo từng lần phát sinh.

Bên cạnh đó, pháp luật hiện hành cũng cho phép sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung). Hình thức này có một số đặc điểm linh hoạt như không bắt buộc chữ ký số và có thể gửi hóa đơn cho người mua thông qua các phương thức điện tử như email, tin nhắn hoặc mã QR, qua đó tạo thuận lợi hơn trong quá trình giao dịch.

Song song với đó, theo Luật Quản lý thuế 2019, khi cung cấp dịch vụ, người cho thuê có nghĩa vụ lập hóa đơn điện tử theo đúng chuẩn dữ liệu, ghi đầy đủ thông tin và chịu trách nhiệm về tính chính xác của nội dung trên hóa đơn. Đây là nguyên tắc bắt buộc nhằm đảm bảo tính minh bạch và phục vụ công tác quản lý thuế.

Có thể thấy, quy định về hóa đơn điện tử đối với hoạt động cho thuê nhà không áp dụng đồng loạt, mà được phân loại rõ ràng theo doanh thu và hình thức kinh doanh. Việc hiểu đúng bản chất quy định sẽ giúp cá nhân cho thuê nhà chủ động tuân thủ pháp luật, đồng thời tránh được các rủi ro về thuế và xử phạt hành chính trong quá trình hoạt động.